⚡ Ce vrei să faci?
Evoluție lunară — venituri / cheltuieli / profit ()
Structura soldurilor (creanțe vs datorii)
Top creanțe (clienți)
Top datorii (furnizori)
Aging — vechimea soldurilor
Primul pas: aici aduci documentele în firmă. Primite (de la furnizori) — le încarci, aplicația le citește. Emise (de tine, către clienți) — le creezi mai jos. Din ele se construiește automat tot restul contabilității.
1 · Încarcă documentul primit (PDF sau imagine)
Factură de cumpărare, chitanță, NIR, bon, stat de plată… Aplicația extrage automat datele (CUI, nr./dată, bază, TVA, total) — din PDF sau dintr-o poză a documentului.
Trage un PDF sau o imagine (JPG/PNG) aici sau alege un fișier
Configurează scanerul local (o singură dată)
- Instalează NAPS2 (gratuit) și fă o scanare de probă reușită în el (ca să existe un profil cu scanerul tău).
- Descarcă Start-Contab-Scanner.bat — un singur fișier (își ia singur ultima versiune a punții de pe server).
- Dublu-click pe el → lasă fereastra neagră deschisă. (Verifică: http://127.0.0.1:8765/ping arată versiunea.)
- Apasă 🖨️ Scanează (scaner local) de mai sus.
2 · Confirmă articolul contabil
Verifică tipul documentului și valorile (extrase din fișier sau alese pentru un document de ieșire), apoi salvează. Aplicația generează automat formula „cont debitor = cont creditor”.
Încarcă un document pentru a începe, sau alege „nota contabilă liberă” de mai jos.
Import extras bancar (CSV / MT940)
Încarcă extrasul bancar; aplicația citește tranzacțiile, potrivește partenerul după descriere și propune încasări/plăți care alimentează reconcilierea.
Facturi primite în SPV
Importă facturile primite prin e-Factura: descarcă XML-ul, îl citește și deschide formularul de confirmare ca o cumpărare.
Opțional — necesită aplicație OAuth + certificat digital ANAF (Setări → „Trimitere în SPV”). Dacă nu folosești SPV, încarcă direct documentele primite la pasul 📥 1 · Încarcă documentul de mai sus.
Emite un document de ieșire
Alege ce emiți: se deschide formularul de mai sus (pasul 2) cu tipul potrivit, completezi și salvezi. Facturile emise se descarcă apoi ca e-Factura (XML) sau PDF din „Înregistrări recente”.
Documente generate de aplicație
Registrele și situațiile produse automat din înregistrări:
Toate înregistrările recente
Include și operațiunile interne (bancă, casă, salarii, închideri, note contabile).
Ce vezi aici: toate documentele primite și înregistrate (facturi de la furnizori, bonuri, chitanțe), cu sumele și fișierele atașate.
Ce vezi aici: toate documentele emise de firmă (facturi către clienți, bonuri, livrări), fiecare cu link la e-Factura (XML) și PDF.
Ce vezi aici: toate operațiunile firmei, în ordinea în care s-au întâmplat — ca un jurnal zilnic. Fiecare rând arată ce cont a crescut și ce cont a scăzut, cu suma. Se completează automat din documentele tale — nu trebuie să scrii nimic de mână.
Ce vezi aici: aceleași operațiuni ca în jurnal, dar grupate pe fiecare cont (ex. tot ce a trecut prin Casă, prin Bancă sau prin contul unui client anume). Pentru fiecare cont vezi cât a intrat, cât a ieșit și soldul rămas.
Ce e asta: aici ții evidența banilor — încasările și plățile prin bancă și prin casierie (numerar). Vezi mereu soldul curent al fiecărui cont de bani.
Ce vezi aici: situația tuturor conturilor pe luna aleasă, pe coloane: Sold inițial (reportat din luna precedentă) + Rulaj lună (mișcările lunii) = Sold final. Soldul inițial nu e o eroare — soldurile de bilanț (bani, clienți, furnizori, stoc) se reportează firesc dintr-o lună în alta. Regula de aur: totalul pe Debit = totalul pe Credit ⇒ contabilitate echilibrată.
Ce e asta: aici vezi TVA-ul lunii — cât ai colectat din vânzări, cât ai dedus din cumpărări și cât ai de plată (sau de recuperat) la stat. De aici pregătești deconturile D300 și D394.
Jurnal de vânzări (TVA colectată)
Jurnal de cumpărări (TVA deductibilă)
TVA la încasare — exigibilitate automată
La încasarea/plata unei facturi cu TVA neexigibilă (4428), introdu suma brută; TVA-ul se calculează automat (brut × cotă / (100+cotă)) și se postează nota: încasare 4428 = 4427, plată 4426 = 4428.
Ce faci aici: la sfârșit de lună „închizi” anumite conturi — stabilești TVA-ul de plată sau de recuperat și muți veniturile și cheltuielile în rezultat (profit sau pierdere). Apeși butoanele în ordine; aplicația face singură înregistrările. Faci asta o dată pe lună, după ce ai introdus toate documentele.
Închiderea lunară a TVA
Compensează TVA colectată (4427) cu TVA deductibilă (4426) și determină TVA de plată (4423) sau de recuperat (4424).
Închiderea anuală
Închide conturile de venituri (clasa 7) și de cheltuieli (clasa 6) în contul 121 „Profit și pierdere” și determină rezultatul exercițiului.
Repartizarea rezultatului (121 → 117)
După aprobarea situațiilor financiare (AGA), rezultatul din contul 121 „Profit și pierdere” se transferă la 117 „Rezultatul reportat”: profit 121 = 117, pierdere 117 = 121. Se face de obicei la începutul anului următor.
Ce e asta: aici vezi cum stă firma — contul de profit și pierdere (ai câștigat sau ai pierdut în an) și bilanțul (ce ai: bani, stocuri, bunuri; și ce datorezi).
Contul de profit și pierdere
Bilanț (simplificat)
Registrul de evidență fiscală
⬇ PDFTrecerea de la rezultatul contabil la cel fiscal (cheltuieli nedeductibile) și impozitul pe profit vs. micro.
Note explicative (generate automat)
⬇ PDFSAF-T — Declarația informativă D406
⬇ SAF-T XMLFișierul standard de audit fiscal (an întreg): Header, conturile din planul contabil cu solduri, clienți, furnizori, cotele de TVA, nomenclatorul de produse, mijloacele fixe, stocul final, toate articolele contabile ca tranzacții, facturile de vânzare/cumpărare, plățile și mișcările de stoc (SourceDocuments). Validarea oficială ANAF necesită schema XSD D406 oficială.
Ultimul pas: ce predai mai departe. Aici găsești declarațiile și raportările pregătite pentru ANAF (D112, SAF-T, recapitulări) și borderoul lunar — gata de descărcat și depus. Se generează automat din tot ce ai înregistrat în lună.
Ce e asta: aici verifici, pentru fiecare client și furnizor, cât îți datorează și cât datorezi — ca să nu-ți scape o încasare neîncasată sau o plată neefectuată.
Ce e asta: aici vezi soldul detaliat pe fiecare partener — cine îți mai datorează bani și cui mai datorezi tu, defalcat client cu client și furnizor cu furnizor.
Detalierea conturilor sintetice (401, 4111…) pe analitice per partener (401.01, 401.02…), cu sold inițial, rulaje și sold final.
Solduri inițiale pe partener
Adaugă soldul de deschidere al fiecărui partener. Suma lor pe cont trebuie să fie egală cu soldul inițial sintetic (Setări → solduri inițiale).
Soldurile restante per partener: de încasat (clienți/debitori) și de plătit (furnizori/creditori).
Ajustare pentru deprecierea creanțelor
%Pe baza creanțelor mai vechi de 90 de zile (din aging). Înregistrează 6814 = 491 (sau reluare 491 = 7814 dacă ajustarea existentă e prea mare). Deductibilitatea fiscală (ex. 30% la >270 zile) se reflectă separat în registrul de evidență fiscală.
Ce e asta: aici ții evidența bunurilor de valoare ale firmei (echipamente, mașini, clădiri) și amortizarea lor lunară — adică pierderea treptată din valoare, trecută pe cheltuieli.
Adaugă mijloc fix
Amortizarea liniară începe din luna următoare punerii în funcțiune; contul de amortizare (281x/280x) e dedus automat.
Mijloace fixe
Grafic de rate leasing
⬇ PDFCe e asta: aici calculezi salariile angajaților — salariul brut, taxele (CAS, CASS, impozit) și suma netă de plată. Generează statul de plată și datele pentru declarația D112.
Adaugă / modifică angajat
Salariu brut lunar. Deducerea personală se calculează automat din nr. de persoane în întreținere + vârstă + copii (art. 77 Cod fiscal). Contribuții 2026: CAS 25%, CASS 10%, impozit 10%, CAM 2,25%.
Sumar stat de plată
Angajați și calcul
Registru anual de salarii
⬇ PDFCumulul lunar per angajat (din statele de plată înregistrate) — bază pentru adeverințe de venit.
Ce e asta: aici urmărești marfa și materialele — ce a intrat, ce a ieșit și ce stoc ți-a rămas, cu valoarea lui (la cost mediu). Util ca să știi exact ce ai pe stoc.
Gestiuni (depozite)
Adaugă produs
Import din CSV (Cod;Denumire;UM;Cont;Grupă;CodNC)
Înregistrează mișcare
Stoc curent (pe gestiune)
Inventariere
⬇ Listă inventar PDFCompletează stocul faptic (numărat fizic). La înregistrare se generează automat: plus de inventar 3xx = 758, minus (lipsă) 60x = 3xx, iar bifând „imputare” se adaugă 4282 = 7588 + 4427 (recuperare de la gestionar). Fiecare inventar produce un proces-verbal.
Mișcări de stoc
Registrul documentelor emise
⬇ PDFToate documentele de stoc numerotate (NIR, bon de consum, aviz), pentru control.
Serii documente (numerotare)
Seria și următorul număr pentru NIR, bon de consum și aviz. Numărul se atribuie automat la prima tipărire a documentului și rămâne fix la reimprimare.
Adaugă / modifică partener
Adresa partenerilor este folosită la generarea e-Facturii (adresa clientului) și în D394.
Parteneri salvați
Import din CSV (CUI;Denumire;Adresă;Oraș;Județ;Țară;Tip) — Tip: client / furnizor / ambele (opțional)
📧 Șabloane email pentru clienți
Alege șablonul, ajustează câmpurile din paranteze, apoi copiază-l în email.
Import conturi personalizate din CSV (Cont;Denumire;Clasă;Tip A/P/B/C/V)
📖 Cum folosești aplicația — pas cu pas
Pe scurt: aduci documentele în aplicație (le încarci sau le emiți) → aplicația face automat articolul contabil (cont debitor = cont creditor) → din aceste înregistrări se construiesc singure registrele, balanța, TVA-ul și declarațiile. Tu doar verifici și confirmi.
① La început (o singură dată)
- Mergi la Setări și schimbă parola de admin (implicit e admin/admin).
- Tot în Setări, verifică datele firmei (denumire, CUI, regim TVA, micro/profit).
- Opțional: importă partenerii, planul de conturi și produsele din CSV (Parteneri / Plan de conturi / Stocuri).
INTRARE ② Înregistrezi un document PRIMIT (factură de la furnizor, bon, chitanță)
- Tab 1 · Documente → zona verde 📥 Documente de INTRARE.
- Trage fișierul (PDF sau o poză a facturii) în chenarul de încărcare.
- Aplicația (AI) citește documentul și completează singură: tipul, partenerul, CUI, baza, TVA, cota, totalul.
- Verifici valorile la pasul „2 · Confirmă articolul contabil” și corectezi dacă e nevoie.
- Apeși Salvează înregistrarea → gata, a intrat în contabilitate.
IEȘIRE ③ Emiți un document al firmei tale (factură către client)
- Tab 1 · Documente → zona roșie 📤 Documente de IEȘIRE.
- Apeși butonul potrivit: Factură vânzare mărfuri / produse / servicii etc.
- Completezi clientul și sumele (sau adaugi linii cu cantitate × preț × cotă).
- Salvezi → în „Înregistrări recente” poți descărca e-Factura (XML) pentru ANAF sau PDF-ul.
④ Banca
- În 1 · Documente încarci extrasul bancar (CSV/MT940); aplicația potrivește încasările/plățile cu partenerii.
- În Reconciliere confirmi că soldul din contabilitate = soldul din bancă.
⑤ Verifici și raportezi (se generează automat)
- Registru-jurnal = toate înregistrările cronologic; Cartea mare = grupate pe cont; Balanță = soldurile (debit trebuie = credit).
- TVA → decontul D300 și D394, defalcate pe cote.
- Situații → cont de profit/pierdere și bilanț.
⑥ La sfârșit de lună (închidere)
- Tab Închideri: amortizarea mijloacelor fixe, închiderea TVA (4427/4426 → 4423/4424), închiderea veniturilor și cheltuielilor.
- Tab Livrabile: generezi declarațiile pentru ANAF (D300, D394, D112, SAF-T).
⑦ Module dedicate (după caz)
- Stocuri — intrări/ieșiri de marfă pe gestiuni, cu cost mediu ponderat.
- Salarizare — angajați, state de plată, contribuții, D112.
- Mijloace fixe — registrul de imobilizări și amortizarea.
💡 Regula de aur: nu trebuie să știi formula contabilă — alegi tipul documentului, aplicația pune conturile corecte. Dacă greșești ceva, poți șterge înregistrarea din „Înregistrări recente” și o refaci.
🧾 Flux de facturare în 5 pași
A factura = a cere oficial banii pentru ce ai vândut. Vinzi → emiți factura → o trimiți (client + ANAF) → clientul plătește → tu bifezi încasarea.
- Pregătește datele clientului — denumire + CUI (și adresa, pentru e-Factura). Le salvezi o dată în Nomenclatoare → Parteneri.
- Emite factura — din 📤 Ieșiri → Emite factură: ce ai vândut, cantitate × preț, cota de TVA (21% / 11% / scutit). Aplicația calculează singură baza, TVA-ul și totalul, și dă un număr în serie continuă.
- Trimite factura — pentru firme (B2B) e obligatoriu prin e-Factura (SPV). Descarci XML-ul și trimiți și un PDF clientului, cu scadența.
- Urmărește încasarea — vezi cine ți-a plătit și cine întârzie în Reconciliere / Analitic, ca să nu uiți banii pe drum.
- Înregistrează plata — când banii intră, alegi Încasare de la client (5311/5121 = 4111). Abia acum creanța devine bani reali și clientul nu-ți mai datorează nimic.
⚠️ Reține: factura emisă (B2B) trebuie trimisă în e-Factura, iar XML-ul se validează înainte de depunere (vezi checklistul de mai jos).
✅ Checklist de conformitate ANAF
Aplicația te aduce aproape de capăt (corect contabil + formatele ANAF), dar ultimii pași rămân la tine. Parcurge lista înainte de depuneri:
- Validează declarațiile (D300, D394, D112, SAF-T) cu DUKIntegrator sau schema XSD ANAF curentă — sunt ciorne până la validare.
- Verifică cu un contabil autorizat sumele și încadrările înainte de depunere.
- e-Factura (B2B): trimite facturile emise în SPV (necesită certificat digital + aplicație OAuth).
- Numerotare documente de vânzare în serie continuă, fără goluri.
- Casă de marcat fiscală: dacă încasezi numerar de la populație, e obligatorie separat (conectată la ANAF) — aplicația nu o înlocuiește.
- Arhivă fizică: păstrează originalele pe hârtie (în plus față de cele scanate).
- Termene de păstrare: registre/documente 10 ani; state de salarii 50 ani.
- Backup off-site (recomandat) — copiile sunt acum doar pe acest server.
Aceste avertismente apar și pe ecranele de Declarații (TVA, Livrabile, Salarizare), lângă butoanele de descărcare.
Parametri fiscali 2026
Valori orientative pentru 2026 (conform ghidului). Pentru decizii concrete, consultă un contabil autorizat.
Glosar de termeni contabili
| Articol contabil | Înregistrarea unei operațiuni sub forma cont debitor = cont creditor (notă contabilă). |
| Balanță de verificare | Tabel lunar cu soldurile și rulajele tuturor conturilor; verifică egalitatea debit = credit. |
| Cartea mare | Registru în care înregistrările sunt grupate pe fiecare cont, cu rulaje și sold. |
| Cont sintetic / analitic | Sinteticul (ex. 401) dă totalul; analiticul (ex. 401.01) detaliază pe partener. |
| Creanță / Datorie | Sumă pe care un terț o datorează firmei / pe care firma o datorează unui terț. |
| Descărcare de gestiune | Scoaterea din stoc a mărfii vândute, la costul ei (607 = 371). |
| Amortizare | Repartizarea treptată pe cheltuieli a valorii unui mijloc fix, pe durata lui de folosință. |
| Partidă dublă | Orice operațiune se înregistrează în două conturi, cu sume egale (debit = credit). |
| Recipisă | Dovada de depunere a unei declarații la ANAF (numărul de înregistrare). |
| Rulaj / Sold | Totalul mișcărilor pe debit/credit / diferența dintre ele (debitor sau creditor). |
| Storno | Anularea unei înregistrări greșite, de regulă „în roșu” (sumă negativă). |
| Taxare inversă | TVA se colectează și se deduce simultan (4426 = 4427), la achiziții intracomunitare. |
| TVA de plată / de recuperat | Diferența dintre colectată și deductibilă: 4423 (de plată) / 4424 (de recuperat). |
Întrebări frecvente
Ce înseamnă că o cheltuială este „deductibilă”?
Că este recunoscută fiscal și reduce baza de calcul a impozitului. Trebuie să fie în interesul firmei și justificată cu document.
De ce CUI-ul firmei pe bonul de combustibil?
Fără CUI, bonul e cheltuială personală, nedeductibilă (nici cheltuiala, nici TVA-ul).
Diferența între registrul-jurnal și cartea mare?
Jurnalul = înregistrări cronologice; cartea mare = aceleași date, grupate pe fiecare cont.
Ce este „descărcarea de gestiune”?
Scoaterea din stoc a mărfii vândute, la cost (607 = 371). Fără ea, ai venitul, dar nu și costul mărfii.
Micro sau impozit pe profit?
Micro (1% din venituri) e avantajos la marje mari; impozit pe profit (16% din profit) poate fi mai bun la marje mici.
Contul meu
Setează un email ca să poți recupera parola dacă o uiți (necesită SMTP configurat).
Schimbă parola
Autentificare în doi pași (2FA)
Folosește o aplicație de autentificare (Google Authenticator, Authy, FreeOTP). La login vei introduce și un cod de 6 cifre.
Scanează codul sau introdu secretul manual în aplicație, apoi confirmă cu un cod:
Firme
Gestionează firmele. Firma activă (sus, în bară) determină ce date vezi în toată aplicația.
Export / import firmă (migrare/arhivare)
Exportă firma activă ca fișier JSON (toate datele) sau importă un fișier ca firmă nouă (cu remaparea id-urilor).
🧪 Mediu de test (ramură de testare)
Creează o copie completă a firmei active, marcată [TEST], ca să poți experimenta liber (înregistrări, închideri, declarații) fără să afectezi datele reale. O ștergi oricând când ai terminat, fără urme.
După creare, ești comutat automat pe firma de test. Revii la firma reală din selectorul de firmă (sus, în bară). Firmele de test apar cu eticheta [TEST] și le ștergi din lista de mai sus.
Datele firmei active
🔒 Blocare perioadă (integritate față de declarații)
Lunile închise devin read-only: nu se mai pot adăuga sau șterge înregistrări cu dată din ele — ca să nu modifici balanțe/declarații (D300/D394) deja depuse. Închiderea lunii blochează automat perioada; un administrator o poate debloca temporar pentru corecții.
Extragere cu AI (Claude API)
Când este activată, documentele PDF (inclusiv scanate) sunt citite cu Claude pentru a completa automat câmpurile și a propune tipul de înregistrare. Dacă apelul eșuează, se folosesc regulile locale.
Trimitere în SPV (ANAF e-Factura)
Necesită o aplicație OAuth înregistrată în SPV (client_id/secret) și un certificat digital pentru pasul de conectare. Folosește mediul test până la validare.
🖨️ Punte de scanare locală (Windows 11)
De ce e nevoie? Browserele NU pot accesa direct un scaner (limitare de securitate). Această mică „punte" rulează pe PC-ul tău, vorbește cu scanerul și oferă imaginea aplicației Contab.
Instalare (o singură dată)
- Descarcă Start-Contab-Scanner.bat — un singur fișier (își ia singur ultima versiune a punții de pe server).
- (Recomandat, pentru fiabilitate) instalează NAPS2 — gratuit, open-source. Deschide-l o dată și fă o scanare de probă reușită (ca să existe un profil cu scanerul tău).
De fiecare dată când scanezi
- Dublu-click pe Start-Contab-Scanner.bat — se deschide o fereastră neagră. Lasă fereastra DESCHISĂ cât scanezi. (Dacă Windows întreabă de firewall, alege „Permite acces" pe rețele private.)
- În aplicație → 📥 Documente → apasă 🖨️ Scanează (scaner local).
- Apare fereastra de scanare Windows / NAPS2 → scanezi → imaginea ajunge automat în aplicație și e procesată (extragere AI).
- Când termini, închide fereastra neagră.
Test rapid că puntea merge
Cu fereastra neagră pornită, deschide http://127.0.0.1:8765/ping — trebuie să apară {"ok":true,...}. Dacă apare → puntea e OK; dacă nu → puntea nu rulează.
Probleme frecvente
- „Nu găsesc puntea": verifică dacă fereastra neagră e pornită (testează /ping mai sus).
- SmartScreen / „Windows protected your PC": click pe „More info" → „Run anyway".
- Scanerul nu apare: instalează NAPS2 și fă întâi o scanare reușită în el (driver mai bun).
🔒 Securitate: puntea ascultă DOAR pe localhost (PC-ul tău), nu pe internet. Instrucțiuni complete →
Date demonstrative
Încarcă exemplul integrat din ghid (luna iunie, S.C. EXEMPLU PROD S.R.L.) pentru a vedea tot ciclul funcționând.
Ce e asta: istoricul acțiunilor importante din aplicație — cine, ce a făcut, pe ce firmă și când (creare/ștergere înregistrări, închideri, firme, utilizatori, autentificări). Util pentru control și trasabilitate.
Ce e asta: toate documentele și rapoartele firmei pe perioada aleasă, organizate ca o arhivă contabilă clasică (Intrări · Ieșiri · Bancă/Casă · Salarii · Declarații · Registre). Apasă pe orice link → se deschide în aplicație (PDF / XML). Alege „Toate lunile" pentru tot anul.