📋 Situația firmei — pe scurt
⚡ Ce vrei să faci?
Comparație an-la-an (față de anul trecut)
🔮 Previziune cash-flow (lunile următoare)
Evoluție lunară — venituri / cheltuieli / profit ()
Structura soldurilor (creanțe vs datorii)
Top creanțe (clienți)
Top datorii (furnizori)
Aging — vechimea soldurilorVechimea sumelor de încasat și de plătit
🕘 Ultimele operațiuni
Conversații cu utilizatorii
Se încarcă…
Primul pas: aici aduci în firmă documentele primite (de la furnizori, bancă, SPV) — le încarci, aplicația le citește și le contabilizează. Facturile către clienți le creezi în pagina „🧾 Emite factură". Din documente se construiește automat tot restul contabilității.
1 · Încarcă documentul primit (PDF sau imagine)
Factură de cumpărare, chitanță, NIR, bon, stat de plată… Aplicația extrage automat datele (CUI, nr./dată, bază, TVA, total) — din PDF sau dintr-o poză a documentului.
Trage un PDF sau o imagine (JPG/PNG) aici sau alege un fișier
Configurează scanerul local (o singură dată)
- Instalează NAPS2 (gratuit) și fă o scanare de probă reușită în el (ca să existe un profil cu scanerul tău).
- Descarcă Start-Contab-Scanner.bat — un singur fișier (își ia singur ultima versiune a punții de pe server).
- Dublu-click pe el → lasă fereastra neagră deschisă. (Verifică: http://127.0.0.1:8765/ping arată versiunea.)
- Apasă 🖨️ Scanează (scaner local) de mai sus.
2 · Verifică și salvează
Verifică tipul documentului și sumele (extrase automat din fișier sau completate de tine), apoi salvează. Contabilitatea din spate (debit = credit) se face singură — nu trebuie să o știi.
Încarcă un document ca să începi — sau adaugă o înregistrare manuală mai jos.
🏦 Import extras bancar (CSV / MT940 / CAMT.053)
Încarcă extrasul bancar; aplicația citește tranzacțiile, potrivește partenerul după descriere și propune încasări/plăți care alimentează reconcilierea.
📨 Facturi primite în SPV (e-Factura: import din SPV sau XML)
Importă facturile primite prin e-Factura: descarcă XML-ul, îl citește și deschide formularul de confirmare ca o cumpărare.
Opțional — necesită aplicație OAuth + certificat digital ANAF (Setări → „Trimitere în SPV”). Dacă nu folosești SPV, importă direct XML-ul mai jos.
📥 Import direct e-Factura (XML)
Ai primit un fișier e-Factura (XML UBL)? Încarcă-l sau lipește-l aici — aplicația citește furnizorul, sumele și TVA-ul și creează factura de cumpărare.
📚 Toate înregistrările recente (jurnalul lunii, inclusiv operațiunile interne)
Include și operațiunile interne (bancă, casă, salarii, închideri, note contabile).
Aici emiți documentele firmei tale — facturi către clienți, bonuri, avize. Alegi ce vinzi, verifici formularul și salvezi: numărul în serie, articolul contabil și e-Factura / PDF-ul se generează automat.
1 · Emite un document de ieșire
Spune în cuvinte simple ce vinzi — aplicația alege singură tipul contabil potrivit și deschide formularul (pasul 2). Facturile emise se descarcă apoi ca e-Factura (XML) sau PDF din „Înregistrări recente”.
Alte tipuri de documente (storno, bon fiscal, aviz, factură simplificată, livrare intracom.)
2 · Verifică și salvează
Alege în stânga ce emiți; formularul se deschide aici, cu tipul contabil potrivit și numărul de factură dat automat în serie continuă.
Alege din stânga ce vrei să emiți ca să se deschidă formularul.
🔁 Facturi recurente — pentru facturi care se repetă (chirie, abonament, mentenanță). Opțional — apasă pentru a configura.
Definești o dată șablonul, apoi în fiecare lună apeși „Generează" și factura se creează automat (cu data și contabilizarea potrivite).
Rapoarte generate automat
Se construiesc singure din documentele tale — nu completezi nimic:
Ce vezi aici: toate documentele primite și înregistrate (facturi de la furnizori, bonuri, chitanțe), cu sumele și fișierele atașate.
Calitatea citirii automate
Ce documente au putut fi postate fără om, unde a fost nevoie de corectură și care furnizori și formate produc cele mai multe erori. Se postează automat doar dacă trec toate controalele; orice îndoială cere revizuire.
Ce vezi aici: toate documentele primite și scanate (facturi de la furnizori, bonuri, chitanțe), afișate ca imagini. Click pe oricare pentru a-l deschide mărit. PDF-urile se afișează cu prima pagină.
Ce vezi aici: toate documentele emise de firmă (facturi către clienți, bonuri, livrări), fiecare cu link la e-Factura (XML) și PDF.
Ce vezi aici: toate facturile emise către clienți, afișate ca documente PDF. Click pe oricare pentru a-l deschide/imprima; de la fiecare poți descărca și e-Factura (XML).
Ce vezi aici: toate operațiunile firmei, în ordinea în care s-au întâmplat — ca un jurnal zilnic. Fiecare rând arată ce cont a crescut și ce cont a scăzut, cu suma. Se completează automat din documentele tale — nu trebuie să scrii nimic de mână.
Ce vezi aici: aceleași operațiuni ca în jurnal, dar grupate pe fiecare cont (ex. tot ce a trecut prin Casă, prin Bancă sau prin contul unui client anume). Pentru fiecare cont vezi cât a intrat, cât a ieșit și soldul rămas.
Ce e asta: aici ții evidența banilor — încasările și plățile prin bancă și prin casierie (numerar). Vezi mereu soldul curent al fiecărui cont de bani.
➕ Înregistrează o mișcare de bani
Alege ce s-a întâmplat — formularul se deschide dedesubt, iar registrul se actualizează după salvare.
Alege mai sus ce s-a întâmplat ca să se deschidă formularul.
💱 Registru de casă în valută (5314)
Mișcările de numerar în valută, cu sumele în valută și echivalentul în lei (la cursul din ziua operațiunii), cu sold curent în ambele. Înregistrează din „Adaugă document" → Încasare/Plată numerar în valută.
Ce vezi aici: situația tuturor conturilor pe luna aleasă, pe coloane: Sold inițial (reportat din luna precedentă) + Rulaj lună (mișcările lunii) = Sold final. Soldul inițial nu e o eroare — soldurile de bilanț (bani, clienți, furnizori, stoc) se reportează firesc dintr-o lună în alta. Regula de aur: totalul pe Debit = totalul pe Credit ⇒ contabilitate echilibrată.
Ce vezi aici: fiecare articol postat care a fost stornat (corectat printr-o notă de reversare, nu șters), împreună cu nota de storno legată. Rămâne astfel urma completă a corecțiilor — cerință de control intern. Suma afișată e a documentului original.
Ce e asta: aici vezi TVA-ul lunii — cât ai colectat din vânzări, cât ai dedus din cumpărări și cât ai de plată (sau de recuperat) la stat. De aici pregătești deconturile D300 și D394.
Aplicația le completează singură din documentele înregistrate, dar sunt ciorne: arată-le contabilului înainte să le depui la ANAF.
Aplicația completează rubricile uzuale: D300 — livrări și achiziții taxabile defalcate pe cote (21% / 11% / scutit), TVA colectată/deductibilă, de plată/de recuperat; D394 — agregarea facturilor pe partener, cu defalcare pe cote. Rubricile speciale (ajustări, regularizări, taxare inversă intra-UE pe rânduri dedicate, bonuri fiscale, facturi simplificate) se completează manual dacă e cazul. Validează cu DUKIntegrator / XSD ANAF și verifică cu un contabil înainte de depunerea în SPV.
Decont precompletat e-TVA — reconciliere
Încarcă XML-ul decontului precompletat (RO e-TVA) descărcat din SPV și confruntă-l rând-cu-rând cu poziția ta.
…sau lipește conținutul XML
Jurnal de vânzări (TVA colectată)
⬇ CSVJurnal de cumpărări (TVA deductibilă)
⬇ CSVPro-rata TVA (art. 300) — plătitori cu regim mixt
Te privește doar dacă vinzi și lucruri fără TVA (medical, financiar, unele chirii). Atunci nu-ți poți deduce tot TVA-ul de la furnizori, ci doar partea care revine activității cu TVA. Dacă nu e cazul firmei tale, scrie mai jos.
Dacă ai și operațiuni fără drept de deducere (scutite: medical, financiar, chirii scutite…), setează pro-rata provizorie în Setări → Datele firmei și bifează „achiziție cu destinație mixtă" pe facturile comune — TVA-ul se deduce automat doar în procentul setat, restul intră în cost. La final de an, aici vezi pro-rata definitivă și regularizarea de postat.
TVA la încasare — exigibilitate automată
Regim special: TVA-ul devine datorat statului abia când chiar încasezi factura, nu când o emiți. Dacă firma ta e pe el, aici înregistrezi încasarea și aplicația mută singură TVA-ul din „de încasat" în „de plătit".
La încasarea/plata unei facturi cu TVA neexigibilă (4428), introdu suma brută; TVA-ul se calculează automat (brut × cotă / (100+cotă)) și se postează nota: încasare 4428 = 4427, plată 4426 = 4428.
Închiderea lunii
Pașii de parcurs, în ordine, ca luna să poată fi raportată și blocată. Starea fiecărui pas se calculează din date — nu se bifează de mână, ca să nu rămână adevărată după ce datele se schimbă. Schimbă luna din bara de sus.
Dovada validării declarațiilor
Validarea rulează generatorul real de XML și păstrează verdictul, cu cine l-a obținut și când. Asta e dovada care rămâne pe dosarul lunii.
Ce faci aici: la sfârșit de lună „închizi” anumite conturi — stabilești TVA-ul de plată sau de recuperat și reevaluezi soldurile în valută. Apeși butoanele în ordine; aplicația face singură înregistrările. Faci asta o dată pe lună, după ce ai introdus toate documentele. Operațiunile care se fac o dată pe an (impozitul pe profit, închiderea conturilor de venituri și cheltuieli, repartizarea rezultatului) stau în pagina „Închiderea anului".
Închide TVA-ul lunii
Compensează TVA colectată (4427) cu TVA deductibilă (4426) și determină TVA de plată (4423) sau de recuperat (4424).
💱 Reevaluare valutară (la sfârșit de lună / an)
Soldurile monetare în valută (casă/bancă valută, clienți/furnizori externi) se reevaluează la cursul de închidere. Diferența față de valoarea contabilă în lei se înregistrează ca 765 (favorabilă) sau 665 (nefavorabilă). Completează soldul în valută și cursul de închidere, apoi previzualizează.
Ce faci aici: operațiunile de sfârșit de an, în ordinea de mai jos: calculezi impozitul pe profit, închizi veniturile și cheltuielile în rezultatul exercițiului, iar după aprobarea situațiilor financiare muți rezultatul la „rezultat reportat". Se fac o dată pe an, după ce toate lunile sunt închise.
① Inventarierea și evaluarea (registrul-inventar)
La inventariere elementele se evaluează la valoarea de inventar. Când aceasta e sub valoarea contabilă, minusul nu se scoate din cont — se înregistrează o ajustare pentru depreciere, reversibilă, care lasă valoarea de intrare neatinsă. Introdu mai jos valoarea de inventar pentru elementele inventariate; restul coloanelor se calculează. Elementele fără valoare introdusă rămân neevaluate (nu „evaluate la zero”).
② Impozit pe profit
Profit impozabil = profit contabil + cheltuieli nedeductibile − deduceri − pierdere fiscală reportată. Impozit = profit impozabil × cota → 691 = 4411. Pierderea fiscală a anului se reportează automat. Ordinea față de închiderea anuală nu contează — dacă anul e deja închis, contul 691 se închide automat în 121. Calculul detaliat, rând cu rând, e în „Taxe & declarații → Registru fiscal".
Lasă cele două câmpuri de ajustare goale ca să fie calculate din conturi (amenzi, provizioane, protocol, sponsorizare, auto, dobânzi, amortizare) — exact cifrele din registrul fiscal. Completează-le doar ca să suprascrii calculul cu o ajustare pe care motorul nu o poate deduce din conturi.
③ Închiderea anuală
Închide conturile de venituri (clasa 7) și de cheltuieli (clasa 6) în contul 121 „Profit și pierdere” și determină rezultatul exercițiului.
④ Repartizarea profitului sau pierderii anului (rezultatul reportat)
După aprobarea situațiilor financiare (AGA), rezultatul din contul 121 „Profit și pierdere” se transferă la 117 „Rezultatul reportat”: profit 121 = 117, pierdere 117 = 121. Se face de obicei la începutul anului următor.
Ce e asta: aici vezi cum stă firma — contul de profit și pierdere (ai câștigat sau ai pierdut în an) și bilanțul (ce ai: bani, stocuri, bunuri; și ce datorezi). Acestea două sunt și cele care se depun electronic la ANAF. Anexele — fluxurile de trezorerie, mișcarea capitalurilor proprii și notele explicative — au pagina lor, alături.
Cont de profit și pierdere (structură oficială F20)
Bilanț (simplificat)
Ce e asta: celelalte componente ale situațiilor financiare anuale (OMFP 1802/2014), generate automat din aceleași înregistrări: de unde a venit și unde s-a dus numerarul, cum s-au mișcat capitalurile proprii și notele explicative. Nu se depun ca formulare în fișierul XML — acolo merg doar bilanțul (F10) și contul de profit și pierdere (F20); acestea se atașează, și doar entitățile care le datorează (microîntreprinderile sunt scutite de ele). Le citești o dată pe an, la depunere; setul complet se descarcă din „Situații financiare".
Situația fluxurilor de trezorerie (metoda directă)
⬇ PDFDe unde a venit și unde s-a dus numerarul, pe activități: exploatare, investiție, finanțare. Se generează automat clasificând fiecare încasare/plată după contrapartidă.
Situația modificărilor capitalurilor proprii
⬇ PDFMișcarea fiecărui element de capital propriu (capital, rezerve, rezultat) între începutul și sfârșitul exercițiului: sold inițial → creșteri → reduceri → sold final.
Note explicative (generate automat)
⬇ PDFUltimul pas: ce predai mai departe. Aici găsești declarațiile lunii pregătite pentru ANAF (D300, D394, D112, recapitulări) și borderoul — gata de descărcat și depus. Se generează automat din tot ce ai înregistrat în lună. SAF-T (D406) și răspunsurile din SPV au paginile lor, alături.
📮 De depus — luna (registrul depunerilor)
Declarațiile pe care le datorează firma ta în luna aleasă, cu termenul fiecăreia. Descarcă fișierul de pe rând, depune-l în SPV, apoi marchează-l „depusă".
Descărcarea unui XML marchează automat declarația „generată". Marchează manual „depusă" (cu nr. recipisă), „eroare" sau „scutită" — starea alimentează portofoliul și notificările de termene.
📚 Toate livrabilele lunii — lista completă (registre, situații, declarații după regim), pentru contabil
🧾 F4109 — declarație de neutilizare casă de marcat
Dacă în luna de lucru nu ai folosit casa de marcat, generează declarația de neutilizare (F4109). Completează seria fiscală a aparatului (o poți separa cu virgulă dacă ai mai multe), apoi descarcă PDF-ul pentru luna aleasă. Se semnează și se depune electronic, prin SPV.
Ce e asta: fișierul standard de audit fiscal — toată contabilitatea lunii, într-un XML pe care ANAF îl citește automat. Nu se completează: se generează din ce ai înregistrat deja.
Ce conține și când se depune
D406 se depune lunar (firmele cu TVA lunară) sau trimestrial (TVA trimestrială / neplătitori), până la ultima zi a lunii următoare — folosește XML-ul pe luna aleasă. Fișierul conține: Header, conturile din planul contabil cu solduri, clienți, furnizori, cotele de TVA, nomenclatorul de produse, mijloacele fixe, stocul final, toate articolele contabile ca tranzacții, facturile de vânzare/cumpărare, plățile și mișcările de stoc (SourceDocuments).
Fișierul se construiește singur din tot ce ai înregistrat, dar e o ciornă: înainte să-l depui, dă-l contabilului să-l treacă prin verificatorul oficial ANAF.
Conține secțiunile schemei D406 v2.4.x: conturi cu solduri, clienți/furnizori, cote TVA, UOMTable, MovementTypeTable, nomenclator produse, mijloace fixe, stoc final, Owners (asociații din Setări → Datele firmei; la PFA — titularul) și toate tranzacțiile. Înainte de depunere, validează fișierul cu modulul oficial ANAF (Soft-J / DUKIntegrator) — nomenclatoarele de coduri oficiale (taxonomii ANAF) pot cere ajustări punctuale.
Ce pleacă în fișier (anul ales)
Ce e asta: ce îți trimite ANAF, nu ce trimiți tu: fișa pe plătitor (obligații și plăți din evidența fiscală) și răspunsurile din Spațiul Privat Virtual. Necesită conexiunea SPV din „Setări → Conexiuni & unelte".
🏛 Fișa Rol / documente din SPV
Solicită de la ANAF fișa pe plătitor (obligațiile și plățile firmei, din evidența administrației fiscale). Necesită conexiunea SPV din Setări. ANAF procesează cererea în câteva minute — documentul apare mai jos și se atașează ca PDF al firmei.
Vedere peste toate firmele tale: ce declarații are de depus fiecare firmă în luna selectată, ce s-a depus, unde sunt erori sau termene depășite. Stările se setează în tab-ul „Declarații ANAF" al fiecărei firme.
Status declarații
⚠️ Top firme cu atenționări
Firme din portofoliu
Activitate recentă
Restanțe și termene de depunere din următoarele 7 zile, pe toate firmele la care ai acces. O declarație dispare de aici când e marcată „depusă" sau „scutită" în registrul depunerilor.
Ce e asta: aici verifici, pentru fiecare client și furnizor, cât îți datorează și cât datorezi — ca să nu-ți scape o încasare neîncasată sau o plată neefectuată.
Ce e asta: aici vezi soldul detaliat pe fiecare partener — cine îți mai datorează bani și cui mai datorezi tu, defalcat client cu client și furnizor cu furnizor.
Detalierea conturilor sintetice (401, 4111…) pe analitice per partener (401.01, 401.02…), cu sold inițial, rulaje și sold final.
Solduri inițiale pe partener
Adaugă soldul de deschidere al fiecărui partener. Suma lor pe cont trebuie să fie egală cu soldul inițial sintetic (Setări → solduri inițiale).
Soldurile restante per partener: de încasat (clienți/debitori) și de plătit (furnizori/creditori).
Ajustare pentru deprecierea creanțelor
%Pe baza creanțelor mai vechi de 90 de zile (din aging). Înregistrează 6814 = 491 (sau reluare 491 = 7814 dacă ajustarea existentă e prea mare). Ajustarea contabilă și baza fiscală sunt două lucruri diferite: deprecierea se înregistrează de la 90 de zile (judecată contabilă), dar cei 30% se deduc doar din partea care îndeplinește cumulativ condițiile art. 26 alin. (1) lit. c) — peste 270 de zile de la scadență, negarantată, debitor neafiliat.
Ce e asta: aici ții evidența bunurilor de valoare ale firmei (echipamente, mașini, clădiri) și amortizarea lor lunară — adică pierderea treptată din valoare, trecută pe cheltuieli. Ratele de leasing au pagina lor, alături.
Adaugă mijloc fix
Amortizarea liniară începe din luna următoare punerii în funcțiune; contul de amortizare (281x/280x) e dedus automat.
Mijloace fixe
Ce e asta: bunurile luate în leasing (mașini, utilaje) se plătesc în rate, fiecare cu principal, dobândă și TVA. Salvezi contractul o dată, iar aplicația știe apoi rata fiecărei luni. Dacă firma nu are contracte de leasing, această pagină nu te privește.
Contracte de leasing
Un contract salvat aici alimentează factura de rată: în „Documente → Factură rată de leasing" alegi contractul și luna, iar principalul, dobânda și TVA-ul se completează din grafic.
Grafic de rate (simulator)
⬇ PDFCalculează un scadențar fără să salveze nimic — util înainte de a semna, ca să vezi rata și dobânda totală. Pentru un leasing pe care îl ai deja, salvează-l ca contract mai sus.
Ce e asta: salariile lunii alese — brutul, taxele (CAS, CASS, impozit) și suma netă de plată, pentru fiecare angajat. De aici înregistrezi statul în contabilitate, plătești salariile și scoți D112. Datele angajaților se completează în pagina „Angajați".
Declarația de salarii se completează singură din statul de plată, dar e o ciornă: concediile medicale, scutirile speciale și avantajele în natură se verifică separat, cu contabilul, înainte de depunere.
Aplicația completează creanțele fiscale (CAS 25% / CASS 10% / impozit 10% / CAM 2,25%) și evidența nominală per angajat din statul de plată. Situațiile speciale (concedii medicale și indemnizații, scutiri sectoriale, corecții, avantaje în natură) se verifică separat. Validează XML-ul cu DUKIntegrator / XSD ANAF și confirmă sumele cu un contabil înainte de depunere.
Angajați și calcul
Sumar stat de plată
Ce e asta: datele fiecărui angajat, din care se calculează statul de plată. Cele mai multe se completează o dată (salariu, funcție, persoane în întreținere); doar blocul „Luna curentă" se atinge în fiecare lună — zile de concediu, avans, rețineri.
Adaugă / modifică angajat
Salariu brut lunar. Deducerea personală se calculează automat din nr. de persoane în întreținere + vârstă + copii (art. 77 Cod fiscal). Contribuții 2026: CAS 25%, CASS 10%, impozit 10%, CAM 2,25%.
Ce e asta: cumulul pe tot anul, per angajat, din statele de plată înregistrate — brut, contribuții, impozit, net. E baza adeverințelor de venit și registrul pe care îl ceri când verifici anul.
Cumul anual per angajat
Se completează pe măsură ce înregistrezi statele lunare; o lună neînregistrată lipsește și de aici.
Ce e asta: ce ai pe stoc acum și ce a mișcat în perioadă. Aici înregistrezi intrările (recepții de la furnizor) și ieșirile (consum, vânzare), scoți situațiile PDF/CSV și faci inventarul.
Stoc curent (pe gestiune)
Înregistrează mișcare
Mișcări de stoc
Registrul documentelor emise
⬇ PDFToate documentele de stoc numerotate (NIR, bon de consum, aviz), pentru control.
Inventariere
⬇ Listă inventar PDFCompletează stocul faptic (numărat fizic). La înregistrare se generează automat: plus de inventar 3xx = 758, minus (lipsă) 60x = 3xx, iar bifând „imputare” se adaugă 4282 = 7588 + 4427 (recuperare de la gestionar). Fiecare inventar produce un proces-verbal.
Ce e asta: dacă din materiale produci altceva. Consumi materii prime și obții produse finite; rețeta (BOM) e lista fixă de materiale pentru o bucată, ca să nu o rescrii de fiecare dată. Dacă doar cumperi și vinzi marfă, această pagină nu te privește.
🏭 Producție (obținere produse finite)
Consumă materiale din stoc (la cost mediu) și obține produse finite la cost de producție: 601/602 = 301/302 (consum) + 345 = 711 (obținere). Stocul se actualizează automat.
Situație producție (luna de lucru)
📋 Rețete / BOM (producție standardizată)
Salvează o rețetă (lista de materiale pentru o cantitate de bază de produs finit). Apoi produci cu un clic, indicând doar cantitatea dorită — materialele se scalează automat și se generează nota contabilă.
Rețete salvate
Ce e asta: se face o dată, la început: depozitele (gestiunile) în care ții marfa, lista de produse, stocul cu care pornești dacă preiei o firmă cu istoric, și numerotarea documentelor de stoc.
Gestiuni (depozite)
Adaugă produs
Import din CSV (Cod;Denumire;UM;Cont;Grupă;CodNC)
📥 Preluare stoc inițial (societate cu istoric)
Preiei o firmă care are deja marfă pe stoc? Încarcă stocul cantitativ-valoric la data preluării, dintr-un fișier XLS / XLSX / DBF / CSV exportat din vechiul program. Produsele și gestiunile lipsă se creează automat, iar costul mediu (CMP) pornește de la aceste cantități și valori. Nu se generează note contabile — valoarea stocului preluat o incluzi în soldurile inițiale ale conturilor de stoc (301/371/303…), altfel s-ar dubla.
Coloane: Cod;Denumire;UM;Cont;Gestiune;Cantitate;PrețUnitar;Valoare — antetul e opțional; dacă dai Valoare, are prioritate față de preț.
Serii documente (numerotare)
Seria și următorul număr pentru NIR, bon de consum și aviz. Numărul se atribuie automat la prima tipărire a documentului și rămâne fix la reimprimare.
Adaugă / modifică partener
Adresa partenerilor este folosită la generarea e-Facturii (adresa clientului) și în D394.
Parteneri salvați
Verificarea la ANAF nu e cosmetică: cheltuielile și TVA-ul de la un contribuabil inactiv sunt nedeductibile (art. 11 Cod fiscal), iar dacă furnizorul aplică TVA la încasare dreptul tău de deducere se amână până la plata facturii (art. 297 alin. 2). Rezultatul alimentează controalele fiscale.
Import din CSV (CUI;Denumire;Adresă;Oraș;Județ;Țară;Tip) — Tip: client / furnizor / ambele (opțional)
📧 Șabloane email pentru clienți
Alege șablonul, ajustează câmpurile din paranteze, apoi copiază-l în email.
Ce e asta: planul de conturi e lista tuturor „sertarelor" în care se adună sumele firmei — 4111 clienți, 401 furnizori, 5121 banca, 371 mărfuri. E cel oficial românesc, complet, și îl poți lăsa exact așa: aplicația alege singură contul potrivit la fiecare document. Îl deschizi doar dacă vrei conturi analitice proprii (ex. un cont separat pe fiecare client).
Import conturi personalizate din CSV (Cont;Denumire;Clasă;Tip A/P/B/C/V)
Planul de conturi este comun tuturor firmelor, de aceea importul îl face administratorul.
Fiecare firmă are propriul abonament. Firmele noi încep cu o lună de probă gratuită, fără card. La final abonezi firma (Start pentru necontabili, Pro pentru contabili) ca să continui.
Abonamentele firmelor tale
Planuri
Planurile plătite se activează după confirmarea plății. Pentru activare sau facturare, contactează-ne prin 💬 Mesaje.
Ce ai de făcut, în ordine, și pe ce lege se sprijină fiecare pas. Aceleași trimiteri apar și pe ecranele unde lucrezi efectiv, sub pasul respectiv.
Trimiterile sunt reper de orientare, nu consultanță: legislația se modifică, iar răspunderea pentru aplicarea ei rămâne a contabilului (chiar Legea contabilității nr. 82/1991, art. 10–11). Termenele de depunere și cotele nu sunt scrise aici — se văd în „Declarații ANAF", respectiv în Setări → parametri fiscali, ca să existe o singură sursă pentru ele.
Pe scurt: aduci documentele în aplicație (le încarci sau le emiți) → aplicația scrie singură înregistrarea contabilă pentru fiecare (în contabilitate se numește articol contabil, dar nu trebuie să știi cum se face) → din ele se construiesc singure registrele, balanța, TVA-ul și declarațiile. Tu doar verifici și confirmi.
Luna de lucru: sus, lângă numele firmei, e o lună (ex. „📅 August 2026"). Tot ce vezi în aplicație e pentru acea lună — documentele, TVA-ul, salariile, rapoartele. Dacă îți par că au dispărut date, verifică întâi dacă ești pe luna potrivită: săgețile ◀ ▶ o schimbă, iar click pe ea te aduce înapoi la luna curentă.
① La început (o singură dată)
- Dacă ai primit contul de la altcineva (instalare proprie, cont creat de administrator), mergi la Setări și schimbă-ți parola. Dacă ți-ai făcut singur cont, ai ales deja una — sari peste.
- Tot în Setări, verifică datele firmei (denumire, CUI, regim TVA, micro/profit).
- Opțional: importă partenerii, planul de conturi și produsele din CSV (Parteneri / Plan de conturi / Stocuri).
INTRARE ② Înregistrezi un document PRIMIT (factură de la furnizor, bon, chitanță)
- Tab Documente & facturi → zona verde 📥 Documente de INTRARE.
- Trage fișierul (PDF sau o poză a facturii) în chenarul de încărcare.
- Aplicația (AI) citește documentul și completează singură: tipul, partenerul, CUI, baza, TVA, cota, totalul.
- Verifici valorile la pasul „2 · Confirmă articolul contabil” și corectezi dacă e nevoie.
- Apeși Salvează înregistrarea → gata, a intrat în contabilitate.
IEȘIRE ③ Emiți un document al firmei tale (factură către client)
- Tab Documente & facturi → zona roșie 📤 Documente de IEȘIRE.
- Apeși butonul potrivit: Factură vânzare mărfuri / produse / servicii etc.
- Completezi clientul și sumele (sau adaugi linii cu cantitate × preț × cotă).
- Salvezi → în „Înregistrări recente” poți descărca e-Factura (XML) pentru ANAF sau PDF-ul.
④ Banca
- În Documente & facturi încarci extrasul bancar (CSV/MT940); aplicația potrivește încasările/plățile cu partenerii.
- În Verifică extrasul bancar confirmi că soldul din contabilitate = soldul din bancă.
⑤ Verifici și raportezi (se generează automat)
- Toate operațiunile (jurnal) = toate înregistrările cronologic; Fișa fiecărui cont = grupate pe cont; Solduri conturi (balanță) = soldurile (debit trebuie = credit).
- TVA → decontul D300 și D394, defalcate pe cote.
- Situații → cont de profit/pierdere și bilanț.
⑥ La sfârșit de lună (închidere)
- Tab Închiderea lunii: pașii lunii, în ordine — amortizarea mijloacelor fixe, închiderea TVA (4427/4426 → 4423/4424), reevaluarea valutară. Ce se face o dată pe an (impozitul pe profit, închiderea veniturilor și cheltuielilor în 121, repartizarea rezultatului) stă în Închiderea anului.
- Tab Declarații ANAF: generezi declarațiile lunii (D300, D394, D112); SAF-T (D406) are pagina lui, iar în Mesaje și documente din SPV vezi ce îți trimite ANAF.
⑦ Module dedicate (după caz)
- Stocuri — intrări/ieșiri de marfă pe gestiuni, cu cost mediu ponderat.
- Salarii — statul de plată al lunii, datele angajaților, contribuțiile, D112 și registrul anual.
- Mijloace fixe — registrul de imobilizări și amortizarea; alături, contractele de leasing.
💡 Regula de aur: nu trebuie să știi formula contabilă — alegi tipul documentului, aplicația pune conturile corecte. Dacă greșești ceva, poți șterge înregistrarea din „Înregistrări recente” și o refaci.
🧾 Flux de facturare în 5 pași
A factura = a cere oficial banii pentru ce ai vândut. Vinzi → emiți factura → o trimiți (client + ANAF) → clientul plătește → tu bifezi încasarea.
- Pregătește datele clientului — denumire + CUI (și adresa, pentru e-Factura). Le salvezi o dată în Date firmă → Clienți & furnizori.
- Emite factura — din pagina 🧾 Emite factură: ce ai vândut, cantitate × preț, cota de TVA (21% / 11% / scutit). Aplicația calculează singură baza, TVA-ul și totalul, și dă un număr în serie continuă.
- Trimite factura — pentru firme (B2B) e obligatoriu prin e-Factura (SPV). Descarci XML-ul și trimiți și un PDF clientului, cu scadența.
- Urmărește încasarea — vezi cine ți-a plătit și cine întârzie în Verifică extrasul bancar / Scadențar clienți & furnizori, ca să nu uiți banii pe drum.
- Înregistrează plata — când banii intră, alegi Încasare de la client (5311/5121 = 4111). Abia acum creanța devine bani reali și clientul nu-ți mai datorează nimic.
⚠️ Reține: factura emisă (B2B) trebuie trimisă în e-Factura, iar XML-ul se validează înainte de depunere (vezi checklistul de mai jos).
✅ Checklist de conformitate ANAF
Aplicația te aduce aproape de capăt (corect contabil + formatele ANAF), dar ultimii pași rămân la tine. Parcurge lista înainte de depuneri:
- Validează declarațiile (D300, D394, D112, SAF-T) cu verificatorul oficial ANAF, prin contabil — sunt ciorne până la validare. cu DUKIntegrator sau schema XSD ANAF curentă — sunt ciorne până la validare.
- Verifică cu un contabil autorizat sumele și încadrările înainte de depunere.
- e-Factura (B2B): trimite facturile emise în SPV (necesită certificat digital + aplicație OAuth).
- Numerotare documente de vânzare în serie continuă, fără goluri.
- Casă de marcat fiscală: dacă încasezi numerar de la populație, e obligatorie separat (conectată la ANAF) — aplicația nu o înlocuiește.
- Arhivă fizică: păstrează originalele pe hârtie (în plus față de cele scanate).
- Termene de păstrare: 5 ani pentru registre, documente justificative și state de salarii (Legea 36/2023, de la 1 iulie a anului următor închiderii exercițiului); documentele imobilizărilor — pe durata de utilizare + 5 ani.
- Backup off-site (recomandat) — copiile sunt acum doar pe acest server.
Aceste avertismente apar și pe ecranele de Declarații (TVA, Livrabile, Salarizare), lângă butoanele de descărcare.
Parametri fiscali 2026
Valori orientative pentru 2026 (conform ghidului). Pentru decizii concrete, consultă un contabil autorizat.
Glosar de termeni contabili
| Articol contabil | Înregistrarea unei operațiuni sub forma cont debitor = cont creditor (notă contabilă). |
| Balanță de verificare | Tabel lunar cu soldurile și rulajele tuturor conturilor; verifică egalitatea debit = credit. |
| Cartea mare | Registru în care înregistrările sunt grupate pe fiecare cont, cu rulaje și sold. |
| Cont sintetic / analitic | Sinteticul (ex. 401) dă totalul; analiticul (ex. 401.01) detaliază pe partener. |
| Creanță / Datorie | Sumă pe care un terț o datorează firmei / pe care firma o datorează unui terț. |
| Descărcare de gestiune | Scoaterea din stoc a mărfii vândute, la costul ei (607 = 371). |
| Amortizare | Repartizarea treptată pe cheltuieli a valorii unui mijloc fix, pe durata lui de folosință. |
| Partidă dublă | Orice operațiune se înregistrează în două conturi, cu sume egale (debit = credit). |
| Recipisă | Dovada de depunere a unei declarații la ANAF (numărul de înregistrare). |
| Rulaj / Sold | Totalul mișcărilor pe debit/credit / diferența dintre ele (debitor sau creditor). |
| Storno | Anularea unei înregistrări greșite, de regulă „în roșu” (sumă negativă). |
| Taxare inversă | TVA se colectează și se deduce simultan (4426 = 4427), la achiziții intracomunitare. |
| TVA de plată / de recuperat | Diferența dintre colectată și deductibilă: 4423 (de plată) / 4424 (de recuperat). |
Întrebări frecvente
Ce înseamnă că o cheltuială este „deductibilă”?
Că este recunoscută fiscal și reduce baza de calcul a impozitului. Trebuie să fie în interesul firmei și justificată cu document.
De ce CUI-ul firmei pe bonul de combustibil?
Fără CUI, bonul e cheltuială personală, nedeductibilă (nici cheltuiala, nici TVA-ul).
Diferența între registrul-jurnal și cartea mare?
Jurnalul = înregistrări cronologice; cartea mare = aceleași date, grupate pe fiecare cont.
Ce este „descărcarea de gestiune”?
Scoaterea din stoc a mărfii vândute, la cost (607 = 371). Fără ea, ai venitul, dar nu și costul mărfii.
Micro sau impozit pe profit?
Din 2026, micro are cota unică de 1% din baza art. 53 (regula 1%/3% rămâne doar pentru anii anteriori); impozitul pe profit este 16% din profit.
Ce e asta: Datele care apar pe facturi și în declarații: cine e firma, ce regim fiscal are, cum arată documentele pe care le emite. Le completezi o dată, la început, și le mai atingi rar.
Datele firmei active
🔒 Blocare perioadă (integritate față de declarații)
Lunile închise devin read-only: nu se mai pot adăuga sau șterge înregistrări cu dată din ele — ca să nu modifici balanțe/declarații (D300/D394) deja depuse. Închiderea lunii blochează automat perioada; un administrator o poate debloca temporar pentru corecții.
Ce e asta: Doar despre tine, nu despre firmă: datele tale personale (apar la „Întocmit de" pe documente), parola și dispozitivele de pe care ești conectat.
Contul meu
Setează un email ca să poți recupera parola dacă o uiți (necesită SMTP configurat).
Schimbă parola
Autentificare în doi pași (2FA)
Protejează contul cu un cod de 6 cifre din Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password sau altă aplicație TOTP. Păstrează cheia afișată la configurare într-un loc sigur: dezactivarea 2FA cere un cod valid.
1. Scanează codul QR cu aplicația de autentificare.
Dacă nu poți scana, introdu manual cheia:
2. Confirmă configurarea cu primul cod generat.
Codurile tale de rezervă
Salvează-le acum într-un loc sigur. Fiecare cod poate fi folosit o singură dată, iar aplicația nu le mai poate afișa ulterior.
Ce e asta: Firmele pe care le administrezi și oamenii care lucrează la ele: contabilul tău, colaboratorii, cererile de acces. Fiecare vede doar firmele care i s-au dat.
Firmele mele
Poți administra mai multe firme din același cont. Comuți între ele din selectorul de sus (bara albastră) — exact ca la administrator. Firma activă determină ce date vezi în toată aplicația.
Adaugă o firmă la contul tău
Firmă nouă, a ta. Doar firme care nu sunt încă în aplicație. Începem cu CUI-ul: dacă firma e deja înregistrată, nu se creează a doua oară — te trimitem la cererea de acces de mai jos, ca să lucrezi pe evidența reală, nu pe una paralelă.
Firmă care există deja în aplicație. Preiei contabilitatea unui client? Cere acces după CUI. Proprietarul firmei decide; primești acces doar după ce aprobă el.
Cereri de acces la firmele tale
Conturi care au cerut acces la firmele al căror proprietar ești. Aprobarea le dă acces la toate datele firmei.
🧮 Contabili și cereri de servicii
Ca patron: alegi un contabil din listă și îi trimiți o cerere pentru una dintre firmele tale — el acceptă sau refuză, și abia atunci primește acces la datele firmei. Ca contabil: bifează „Apar în lista de contabili" în „Contul meu" ca să te poată găsi, și răspunzi mai jos cererilor primite.
Contabili disponibili
Cereri trimise de tine
Cereri primite de la patroni
Firme care te-au cerut ca și contabil. Acceptarea îți dă acces la toate datele firmei.
👥 Colaboratori pe firmă
Dă acces la firma activă altei persoane — un contabil poate adăuga administratorul firmei, iar administratorul poate adăuga un contabil. Colaboratorul primește acces complet la această firmă (nu la celelalte firme ale tale).
Ce e asta: De unde pornești și cum îți protejezi datele: soldurile inițiale (dacă preiei o firmă cu istoric), copiile de siguranță și datele de exemplu pentru exersat.
💾 Copia ta de siguranță — pe calculatorul tău
Descarcă toate datele firmei active (înregistrări, parteneri, stocuri, salarii, solduri) împreună cu documentele scanate atașate, într-o singură arhivă ZIP pe PC-ul tău. O poți restaura oricând, aici sau pe altă instalare.
↩ Restaurare din fișier: alege o copie salvată anterior (ZIP sau JSON) — datele firmei active sunt înlocuite complet cu cele din copie (inclusiv fișierele atașate). Înainte de înlocuire, aplicația păstrează automat o plasă de siguranță pe server.
⚖️ Solduri inițiale (preluare firmă cu istoric)
Balanța de deschidere la preluarea firmei în aplicație: soldul debitor sau creditor al fiecărui cont la data preluării. Totalul debit trebuie să fie egal cu totalul credit — altfel balanța nu se va închide niciodată. Poți importa balanța exportată din vechiul program (XLS / XLSX / DBF / CSV, coloane Cont;Denumire;SoldDebit;SoldCredit — antetul e opțional). Soldurile pe partener le detaliezi în Analitic, iar stocul cantitativ-valoric în Stocuri → Preluare stoc inițial.
Maparea detectată. Verifică rolul coloanelor. Dacă programul tău folosește alte denumiri, corectează aici și actualizează previzualizarea.
📦 Migrare completă, într-un singur pas
Preia împreună partenerii, mijloacele fixe și stocul inițial. Mai întâi primești o previzualizare: dacă există o singură eroare, nu se scrie nimic. La import, componentele selectate înlocuiesc datele existente numai după o confirmare explicită.
Control automat: valoarea fiecărui cont de stoc 3xx trebuie să coincidă cu soldul inițial al aceluiași cont. Fișierele sunt opționale, dar trebuie aleasă cel puțin o componentă.
Date demonstrative
Încarcă exemplul integrat din ghid (luna iunie, S.C. EXEMPLU PROD S.R.L.) pentru a vedea tot ciclul funcționând.
🧪 Mediu de test (ramură de testare)
Creează o copie completă a firmei active, marcată [TEST], ca să poți experimenta liber (înregistrări, închideri, declarații) fără să afectezi datele reale. O ștergi oricând când ai terminat, fără urme.
După creare, ești comutat automat pe firma de test. Revii la firma reală din selectorul de firmă (sus, în bară). Firmele de test apar cu eticheta [TEST] și le ștergi din lista de mai sus.
Ce e asta: Legăturile cu exteriorul: SPV-ul ANAF (e-Factura), citirea automată a documentelor, scanerul de pe calculatorul tău. Se configurează o dată.
Trimitere în SPV (ANAF e-Factura) — firma activă
Conexiunea SPV este pe firmă: fiecare firmă are propriile credențiale și propriul token — comută firma din selectorul de sus ca să configurezi alta. Necesită o aplicație OAuth înregistrată în SPV (client_id/secret) și un certificat digital pentru pasul de conectare. Folosește mediul test până la validare.
Extragere cu AI (Claude API)
Când este activată, documentele PDF (inclusiv scanate) sunt citite cu Claude pentru a completa automat câmpurile și a propune tipul de înregistrare. Dacă apelul eșuează, se folosesc regulile locale.
🖨️ Punte de scanare locală (Windows 11)
De ce e nevoie? Browserele NU pot accesa direct un scaner (limitare de securitate). Această mică „punte" rulează pe PC-ul tău, vorbește cu scanerul și oferă imaginea aplicației Contabo.
Instalare (o singură dată)
- Descarcă Start-Contab-Scanner.bat — un singur fișier (își ia singur ultima versiune a punții de pe server).
- (Recomandat, pentru fiabilitate) instalează NAPS2 — gratuit, open-source. Deschide-l o dată și fă o scanare de probă reușită (ca să existe un profil cu scanerul tău).
De fiecare dată când scanezi
- Dublu-click pe Start-Contab-Scanner.bat — se deschide o fereastră neagră. Lasă fereastra DESCHISĂ cât scanezi. (Dacă Windows întreabă de firewall, alege „Permite acces" pe rețele private.)
- În aplicație → 📥 Documente → apasă 🖨️ Scanează (scaner local).
- Apare fereastra de scanare Windows / NAPS2 → scanezi → imaginea ajunge automat în aplicație și e procesată (extragere AI).
- Când termini, închide fereastra neagră.
Test rapid că puntea merge
Cu fereastra neagră pornită, deschide http://127.0.0.1:8765/ping — trebuie să apară {"ok":true,...}. Dacă apare → puntea e OK; dacă nu → puntea nu rulează.
Probleme frecvente
- „Nu găsesc puntea": verifică dacă fereastra neagră e pornită (testează /ping mai sus).
- SmartScreen / „Windows protected your PC": click pe „More info" → „Run anyway".
- Scanerul nu apare: instalează NAPS2 și fă întâi o scanare reușită în el (driver mai bun).
🔒 Securitate: puntea ascultă DOAR pe localhost (PC-ul tău), nu pe internet. Instrucțiuni complete →
Ce e asta: istoricul acțiunilor importante pentru firma curentă — cine, ce a făcut și când (creare/ștergere înregistrări, închideri, import etc.). Schimbă firma din selectorul de sus pentru jurnalul altei firme. Adminul poate comuta la „Sistem (global)" pentru acțiunile fără firmă (utilizatori, firme, impersonare, mesaje, backup). Util pentru control și trasabilitate.
Ce e asta: de unde se intră în aplicație și cine bate la ușă. Conectații acum — sesiunile active ale tuturor conturilor. Autentificările — intrările reușite și cele eșuate (o serie de parole greșite de pe o adresă străină se vede aici înainte să devină o problemă). Accesările site-ului — fiecare adresă IP care a cerut ceva, inclusiv vizitatorii fără cont și roboții. Locația e orientativă, dedusă din adresa IP.
Locația e orientativă (derivată din adresa IP, nu din dispozitiv) și se obține de la un serviciu extern — vezi politica de confidențialitate.
Conectați acum
Autentificări
Toate accesările site-ului
Fiecare adresă IP care a cerut ceva de la site — inclusiv vizitatorii care nu s-au autentificat niciodată. Un rând per adresă, nu per cerere: o singură deschidere a aplicației înseamnă ~30 de cereri. „Pagini" numără navigările, „cereri" tot ce a cerut.
Ce e asta: compari ce ai plănuit cu ce s-a întâmplat, pe conturi de venituri și cheltuieli. E un instrument de conducere, intern — nu se depune nicăieri și nu ține de situațiile financiare.
📊 Buget vs realizat (control de gestiune)
Setează un buget anual pe conturi de venituri (clasa 7) și cheltuieli (clasa 6), apoi compară cu rulajul efectiv: vezi gradul de realizare și abaterile.
Ce e asta: drumul de la rezultatul contabil la rezultatul fiscal: ce cheltuieli nu sunt deductibile, ce venituri nu se impozitează și cât iese impozitul. Codul fiscal îl cere plătitorilor de impozit pe profit; e baza declarației D101.
Registrul de evidență fiscală
⬇ PDFTrecerea de la rezultatul contabil la cel fiscal (cheltuieli nedeductibile) și impozitul pe profit vs. micro.
Ce e asta: aceeași aplicație, dar rulând pe calculatorul tău, nu pe internet. Datele rămân la tine, merge și fără conexiune, fără abonament și fără limită de timp. Nu instalezi nimic: dezarhivezi și dai dublu-clic.
Ce e asta: filmul de prezentare al aplicației — drumul complet, de la documentul primit până la declarații, pe date reale. Îl poți viziona aici, îl poți descărca sau îi poți trimite cuiva linkul.
Ce e asta: toate documentele și rapoartele firmei pe perioada aleasă, organizate ca o arhivă contabilă clasică (Intrări · Ieșiri · Bancă/Casă · Salarii · Declarații · Registre). Apasă pe orice link → se deschide în aplicație (PDF / XML). Alege „Toate lunile" pentru tot anul.